亚港字【2018】26号

关于加强对租赁业务管理的通知

局属各单位：

为了加强对我局租赁业务的管理，做到租赁合同与租赁台账的统一，客户应交租金与实收租金一致，根据市委巡察组巡察发现存在的问题及码头拆迁的实际，局决定对全港范围内的租赁客户进行一次全面清理，并建立客户档案，完善租赁台账。现就有关事项通知如下:

一、由租赁公司牵头，财务部、物业公司配合，对全港范围内的租货客户进行一次全面清理。以租赁合同为基础，对现有客户逐一建立租货客户档案，完善租金台账。客户档案要详细记录客户信息（含住址、身份证号、联系方式）、租赁合同起止时间、月／年度租金额、租金缴交时间和方式、合同期内调租、租金收缴负责人等信息。

二、租赁公司和物业公司建立的客户档案、台账及每月／年应收租金要与财务部统计的租金台账一致。租赁公司、物业公司与财务部每月至少要对账一次，并形成双方确认的报表，年终进行汇总。审计监察部须对上述台账和报表进行审查，如发现租金缴交情况异常要及时向分管领导报告。

三、原在码头区内的租赁客户，因港口拆迁，我局已与客户终止租赁合同的，要与客户进行租金清算。对终止合同后的客户租金缴交情况、水电费欠缴情况、押金退还情况、清算后拖欠租金情况等进行统计，并列表经双方确认，经审计监察部审查后造册存档。

四、从2018年7月起，我局对外签订的租赁合同，我局必须持有原件3份，其中档案室一份、财务部一份、租赁公司一份。2018年7月以前签订的租货合同，如租赁公司和财务部没有合同原件的，要及时复印使用。

五、租赁公司、物业公司、财务部要指定专人负责租赁合同和租赁台账的管理，如人员工作变动要做好交接工作。

六、本次对租赁客户的清理工作要求在2018年7月底前完成，并将清理结果报班子成员每人一份。

七、人事部要加强对档案室的管理，对租赁合同要按年份进行编号造册，以便于査阅。

八、相关单位要十分重视对租赁客户建档和清理工作，单位主要领导要亲自抓，将工作落实到位。

特此通知

                                           三亚港务局

                                          2018年6月22日